ActivTrak hat die Ergebnisse seines Productivity Lab veröffentlicht, das 120.620 Mitarbeitende in 1.009 Unternehmen über drei Quartale vom vierten Quartal 2025 bis zum zweiten Quartal 2026 beobachtete. Die Daten zeigen, dass die höchsten Produktivitäts- und Arbeitsgesundheitswerte erzielt werden, wenn KI-Werkzeuge in einem moderaten Umfang eingesetzt werden, anstatt in jedem Arbeitsablauf vollständig verankert zu sein.
Ergebnisse der Studie
Das Labor unterteilte den KI-Einsatz in drei Stufen. In Stufe 1 nutzten 27 % der Beschäftigten KI wie eine Suchmaschine für Recherche und Zusammenfassungen. Stufe 2, an der 14 % der Mitarbeitenden beteiligt waren, sah KI, die beim Verfassen von Inhalten, der Ideengenerierung und der Erledigung routinemäßiger Aufgaben unterstützte, die anschließend validiert wurden. Nur 2 % erreichten Stufe 3, in der KI zu einem integralen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs wurde. Insgesamt nutzten 43 % der Belegschaft KI in irgendeiner Form.
Produktivitäts- und Gesundheitskennzahlen stiegen, als die Mitarbeitenden von wenig oder keinem KI-Einsatz zu regelmäßiger, aufgabenbezogener Unterstützung übergingen, und erreichten ihren Höhepunkt, als etwa drei Viertel der Belegschaft KI nutzten. Sobald KI in die Arbeitsabläufe eingebettet war, sank die Nutzung um etwa fünf Prozentpunkte und kehrte zu einem Niveau zurück, das dem von kaum KI-Nutzern entspricht.
Bedeutung der Ergebnisse
Traditionelle KI-Reifegradmodelle konzentrieren sich auf Lizenzzahlen oder Anmeldehäufigkeit und messen damit die Einführung statt die Wirkung. Die ActivTrak-Studie hingegen betrachtet Verhaltensdaten und zeigt, dass eine tiefere KI-Integration nicht automatisch zu höherer Leistung führt. Unternehmen, die jeden Mitarbeitenden zu den leistungsstärksten Modellen drängen, riskieren unkontrollierte Kosten, mehr Token, größere Modelle und höhere Infrastruktur-Ausgaben, ohne entsprechende Mehrwerte.
Zudem können Organisationen, die KI einführen, ohne die zugrunde liegenden Prozesse neu zu gestalten, hochentwickelte, aber isolierte Arbeitsabläufe schaffen, die die Gesamteffizienz nicht steigern. Das Ergebnis kann höhere Ausgaben und eine Diskrepanz zwischen der Optimierung einzelner Aufgaben und den übergeordneten Unternehmenszielen sein.
Empfehlungen für Unternehmen
Führungskräften wird geraten, bestehende Arbeitsabläufe zu kartieren, bevor KI-Werkzeuge eingeführt werden, und das passende Modell der jeweiligen Aufgabe zuzuordnen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise mit einer einzigen Eingabe ein Angebot aus mehreren Systemen erstellen und spart so Zeit, ohne das fortschrittlichste Modell zu benötigen.
Das eigene Operations-Team von ActivTrak stellte fest, dass Mitarbeitende routinemäßig das neueste, teuerste KI-Modell nutzten, um gewöhnliche Kunden-E-Mails umzuschreiben, eine Aufgabe, die keine solch hohe Komplexität erfordert. Das Unternehmen reagierte, indem es interne Leitlinien entwickelte, die den Mitarbeitenden bei der Auswahl geeigneter Modelle helfen und unnötige Ausgaben eindämmen.
Da die Einführung von KI eine dauerhafte Veränderung darstellt, zeigt die Studie, dass 82 % der Mitarbeitenden, die KI zu nutzen beginnen, dies weiterhin tun, und diejenigen, die über gelegentliche Nutzung hinausgehen, bleiben meist auf diesem Niveau. Wenn alle in die tiefste Stufe gedrängt werden, kann das Unternehmen in ein Plateau geraten, in dem Produktivitätsgewinne stagnieren, während die Kosten steigen.
Zukünftig sollten Unternehmen die in Stufe 2 identifizierte optimale Balance anstreben, bei der KI repetitive Aufgaben eliminiert, ohne zu stark zu automatisieren. Durch die Beobachtung von Nutzungsmustern und die Ausrichtung des KI-Einsatzes an klaren Unternehmenszielen können Organisationen den Wettbewerbsvorteil von KI nutzen und gleichzeitig versteckte Kosten sowie die Fragmentierung von Arbeitsabläufen vermeiden.
Ausblick
Da KI-Werkzeuge immer zugänglicher werden, steigt der Druck, sie flächendeckend einzusetzen. Die Ergebnisse von ActivTrak deuten darauf hin, dass ein überlegter Ansatz, der auf aufgabenbezogene Unterstützung setzt und sicherstellt, dass KI bestehende Prozesse ergänzt statt ersetzt, der nachhaltigste Weg für europäische Unternehmen ist, die Produktivität steigern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden schützen wollen.